لماذا تحتاج المنظمات غير الربحية إلى التفكير في إدارة المشروعات

لماذا تحتاج المنظمات غير الربحية إلى التفكير في إدارة المشروعات

Stephen Jackson and Baily Maples -
January 17, 2019

ذا كنت شغوف ومهتم بمعرفة كل ما هو جديد عن "إدارة المشروعات" ، فأنت لست وحدك.

 أن تطوير نظام مرن لإكمال المهام في مؤسستك غير الربحية هو أحد أهم الأسس لأي منظمة ناجحة. في الواقع ، ربما تكون قد اتبعت بالفعل شكلاً من أشكال إطار إدارة المشروع - فقد لا يتم تحديده بوضوح.

لكن اعتماد نظام إدارة مشروعات حقيقي - أو تحسين نظامك الحالي - يجب أن يكون أولوية قصوى هذا العام. بغض النظر عن الحجم الذي قد تكون عليه مؤسستك غير الربحية ، فإن مزايا نهج الاتصال الهاتفي لإدارة المشاريع تفوق بكثير الجهد الذي يتطلبه إعداد النظام وتشغيله.

أيضًا ، هناك بعض برامج إدارة المشاريع الرائعة هذه الأيام. في الواقع ، يسر TechSoup أن تعلن عن إضافة Asana إلى كتالوج منتجاتنا - ولكننا سنصل إلى ذلك لاحقًا. دعنا أولاً نلقي نظرة على بعض أساسيات إدارة المشروع ، وربما نوضح بعض الطرق التي يمكن حتى لقليل من إدارة المشروع أن يقطع شوطًا كبيرًا في مؤسستك غير الربحية.

ما هي إدارة المشروع؟

معهد إدارة المشاريع (PMI) ويعرف "مشروع" بأنها "محاولة مؤقتة الجهود لخلق فريدة من نوعها منتج أو خدمة، أو نتيجة". من خلال عدسة هذا التعريف الواسع ، يمكنك البدء في رؤية عدد لا يحصى من المشاريع قيد التنفيذ في مؤسسة غير ربحية في أي وقت ، بما في ذلك:

  • حدث لجمع مال التبرعات
  • الحملات التسويقية
  • ترقيات أو تنفيذ تكنولوجيا المعلومات
  • يتحرك المكتب
  • ابحاث

تتطلب هذه الأنواع من المشاريع عادةً التعاون بين الأقسام المختلفة وغالبًا ما تشمل الأشخاص الذين لا يعملون معًا بشكل نموذجي. وعلى الرغم من أن PMI تُعرّف المشروع على أنه محاولة "فريدة" ، فإن إدارة المشروع لا تقدر بثمن أيضًا عند تطبيقها على مهمة روتينية ، مثل إنشاء نشرة إخبارية أسبوعية. في الواقع ، في قسم التسويق في TechSoup ، نلتقط تقريبًا كل ما نقوم به - من منشورات وسائل التواصل الاجتماعي إلى الرسومات إلى المقالة التي تقرأها حاليًا - داخل نظام إدارة المشاريع لدينا.

إذن ، ما هي بالضبط إدارة المشروع؟ وبحسب PMI ، "إنه تطبيق المعرفة والمهارات والأدوات والتقنيات على أنشطة المشروع لتلبية متطلبات المشروع." من أجل تنفيذ كل هذا بفعالية ، في الوقت المحدد ، وضمن الميزانية ، يتطلب الأمر التزامًا ثابتًا من جميع الأطراف المعنية باتباع عملية راسخة لتحقيق نتيجة متفق عليها.

يمكن للعديد من المؤسسات الصغيرة في كثير من الأحيان الحصول على استخدام جداول بيانات Google أو Excel بشكل فعال للغاية لمراقبة التقدم المحرز في المشاريع. ومع ذلك ، من أجل القيام بذلك ، هناك حاجة إلى فهم قوي لمنهجية إدارة المشروع. يعد موقع PMI مصدرًا رائعًا ومتعمقًا لهذا الغرض.

ولكن في حالات أخرى ، يتطلب نظام إدارة المشروع الفعال استخدام برنامج إدارة مشروع مثل Asana أو Wrike أو Smartsheet أو مجموعة من الأدوات الأخرى التي قد تكون أفضل ما يناسب مؤسستك غير الربحية. انظر تقرير Idealware للحصول على أمثلة.

ما أهمية أدوات إدارة المشروع؟

تحاول المنظمات غير الربحية باستمرار تحقيق أهداف كبيرة بموارد محدودة. وتشمل هذه النقص في عدد المتطوعين أو الموظفين أو الأدوات اللازمة لإنجاز مشاريع واسعة النطاق. باستخدام نظام إدارة المشروع ، تكون المؤسسات قادرة على التخطيط وفقًا لذلك واستخدام الموارد المتاحة إلى أقصى حد.

تسمح أداة إدارة المشروع للمؤسسات بتحمل المزيد وتحقيق الأهداف بشكل أسرع من خلال تحديد الموارد المتاحة ومتى تكون متاحة بوضوح. لنفترض أن المتطوع غير قادر على إكمال مهمة تم الالتزام بها سابقًا. تسمح بعض أنظمة إدارة المشروع للمديرين برؤية الأشخاص الذين قد يكون لديهم القدرة على إنهاء هذه المهمة. قد تظهر أيضًا كيف يمكن تحويل الموارد حولها لتكون قادرة على البقاء على المسار الصحيح مع المهام ذات الأولوية العالية.

بالنسبة للمؤسسات من أي حجم ، يساعد برنامج إدارة المشروع الجميع على التواجد في نفس الصفحة. يمكن للمديرين تنسيق المشاريع التي تحدث في نفس الوقت. يمكن للبرنامج أيضًا أن يساعد في كسر حدود الأقسام الافتراضية. على سبيل المثال ، يمكن للشخص المسؤول عن جمع الأموال لحدث ما أن يرى في الوقت الحقيقي الرسائل الإخبارية التسويقية المقرر إرسالها.

يسلط برنامج إدارة المشاريع الضوء أيضًا على الفرص المتاحة للأفراد للعمل معًا. يمكن لمصمم النشرة الإخبارية معرفة متى تم الانتهاء من محتوى النشرة الإخبارية حتى يتمكنوا تلقائيًا من البدء في الجزء الرسومي من المشروع. يؤدي هذا إلى إنشاء سير عمل حيث يتم إخطار الأفراد عند اكتمال المهام حتى تبدأ الخطوة التالية. لم تعد هناك حاجة إلى الانتظار للاستماع عند الانتهاء من المهمة ، حيث يمكن لجميع أعضاء الفريق رؤية هذه المعلومات على الفور.

هذا النوع من الأدوات مفيد أيضًا للمنظمات غير الربحية التي تؤدي مهامًا متكررة - مرة أخرى ، مثل النشرات الإخبارية ومشاركات وسائل التواصل الاجتماعي والمقالات. من السهل إنشاء قوالب لهذه المشاريع حتى لا تقوم المؤسسات بإعادة اختراع العجلة في كل مرة تظهر فيها مهمة متكررة معينة.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن المؤسسات في كثير من الأحيان لديها عدد محدود من الموظفين أو الموظفين غير الموجودين في مكتب مركزي ، فإن حل إدارة المشروع يساعد على تعزيز التعاون. الأفراد قادرون على معرفة من المسؤول عن ماذا ومتى ، وهذا يساعد بشكل طبيعي في دفع الناس إلى أن يكونوا أكثر تعاونًا.

على سبيل المثال ، يقوم نظام إدارة المشروع بإنشاء مصدر بيانات مركزي لتتبع جميع المشاريع وحفظ كل ما حدث في الماضي. إذا تم إنشاء مشروع جديد من مشروع قديم ، فمن السهل النظر إلى الوراء لمعرفة ما كان يعمل بشكل جيد أو ما كان يمكن القيام به بشكل مختلف. أيضًا ، إذا كانت هناك حملة مكتملة مع مجموعة محددة من الصور ، فيمكن حفظها داخل نظام إدارة المشروع الخاص بك. بدلاً من فحص الملفات المتعددة وسلاسل البريد الإلكتروني ، يسمح نظام إدارة المشروع بوضع جميع الوثائق المهمة في مكان واحد.

نقدم لكم برنامج Asana Discount في TechSoup

الآن بعد أن استعرضنا العديد من الطرق المختلفة التي يمكن أن يساعد بها برنامج إدارة المشاريع مؤسستك ، فلنقترب أكثر من Asana . إنها أداة شائعة أضافتها TechSoup مؤخرًا إلى عروضها للمؤسسات غير الربحية ، وقد تكون مناسبة لك تمامًا.

دلائل الميزات

تسمح Asana للعديد من الفرق والأفراد في مؤسستك غير الربحية بإنشاء المهام وجدولة المشاريع ودعوة المتعاونين وتتبع سير العمل والمزيد. من السهل تعيين تذكيرات لأشياء محددة مثل المكالمات الهاتفية المهمة ، والبرنامج مرن بما يكفي لتلبية الاحتياجات التعاونية لأعضاء الفريق المختلفين. بمجرد إنشاء المشروع ، من السهل مراقبة مهام محددة عند اكتمالها ووضع علامة أو التواصل مع الآخرين مباشرة داخل الواجهة. يمكنك عرض المهام في مجموعة متنوعة من التنسيقات ، مثل بطاقات Kanban أو القوائم أو على التقويم - أيهما أفضل بالنسبة لك.

للحصول على نظرة عامة كاملة على كل ما تحتاجه للبدء ، قد يكون من الأفضل اللجوء إلى هذا الدليل المفيد ، الذي ابتكره الأشخاص في Asana.

Asana Premium مقابل Asana Business

بينما يتوفر إصدار مجاني بوظائف محدودة من خلال Asana ، يتوفر خصم بنسبة 50 بالمائة على إصدار Premium أو إصدار Business من خلال TechSoup .

مع Premium ، يمكنك الوصول إلى الميزات التالية:

  • الجدول الزمني
  • البحث المتقدم وإعداد التقارير
  • الحقول المخصصة
  • تبعيات المهام
  • الفرق والمشاريع الخاصة
  • محتوى متميز في أكاديمية أسانا

هذه كلها وظائف حاسمة ضرورية لإدارة المشاريع الفعالة عند التعامل مع المشاريع حتى مع أقل قدر من التعقيد. لذا يُنصح بالحصول على هذه الحزمة على الأقل إذا كنت جادًا في تنفيذ نظام إدارة المشاريع في مؤسستك غير الربحية.

بالنسبة للمؤسسات التي تحتاج إلى إصدار مميز بشكل كامل من البرنامج ، قد يكون إصدار الأعمال هو الطريق الصحيح. هنا ، يمكنك الحصول على كل ما هو متاح في Premium ، إلى جانب مجموعة من القدرات الأكثر تقدمًا. لمعرفة المزيد ، قم بزيارة صفحة Asana Business على موقع الويب الخاص بهم.

نصائح لتطبيق أداة إدارة المشاريع في مؤسستك غير الربحية

بغض النظر عن الأداة التي تقرر استخدامها ، فإن خطة التنفيذ المدروسة بعناية هي مفتاح نجاحها. قد يكون من الصعب تقديم برنامج إدارة المشاريع بشكل خاص ، حيث يمكن أن ينطوي على تغيير طريقة تنفيذ الوظائف الأساسية في مؤسستك. لهذا السبب ، من المهم أن يكون لديك خطة مهمة من أجل الحصول على الجميع في نفس الصفحة. ستجد أدناه بعض النصائح المفيدة لجعل العملية تتم بسلاسة قدر الإمكان.

1. تأكد من أن الأداة مناسبة لمؤسستك.

قبل الغوص أولاً في أي نوع من البرامج ، خذ وقتك في مراجعة جميع أنواع الميزات المختلفة الموجودة. Matika Angkatavanich هو مدير عمليات التسويق في TechSoup وكان الرائد في تنفيذ نظام إدارة المشاريع في مكتبنا. وتقول إنه من المهم أولاً تحديد مستوى راحة المستخدمين بأنواع معينة من التكنولوجيا. "ثم ، ابحث عن الأداة التي تناسب احتياجات مؤسستك وعملية العمل الحالية. لا تشغل بالك بأشياء جديدة لامعة لا تنطبق على هيكل مؤسستك وبرامجها."

2. احصل على الدعم التنظيمي على جميع المستويات.

لكي يكون نظام إدارة المشروع فعالاً ، يجب أن يعترف به الجميع في مؤسستك غير الربحية على أنه قانون الأرض. سيؤدي ذلك أيضًا إلى جعل الأداة نفسها مصدرًا واحدًا للحقيقة حيث تكون المشاريع المختلفة في مراحل إنجازها.

يقول ماتيكا: "من المهم إشراك فرق الإدارة العليا أثناء عملية اختيار الأداة والحصول على اشتراكهم. من المرجح أن يساعدوا في دعم التغيير داخل فرقهم".

3. التحلي بالصبر. التواصل بوضوح وفي كثير من الأحيان.

يقول ماتيكا: "يمكن أن يكون التغيير صعبًا". "لذا كن صبورًا. إذا كنت تنتقل من أداة إلى أخرى ، فتأكد من أن لديك إستراتيجية ترحيل قوية في مكانها. إذا كانت جديدة تمامًا ، فضع استراتيجية تأهيل تناسب فريقك." كما يشدد ماتيكا على أهمية التواصل بوضوح لماذا يحدث هذا التغيير الكبير. "حدد سبب احتياج مؤسستك إلى هذه الأداة ، وكيف سيؤثر التغيير على طريقة عمل الأشخاص ، وما هو الجدول الزمني للتغيير ، ومكان العثور على موارد التدريب ، ومكان العثور على البيانات القديمة ، ومن الذي يجب الاتصال به إذا كان لدى أي شخص سؤال ، قلق "، أو تريد أن تقدم أي ملاحظات ،" تقول.

4. الاستثمار في التدريب.

عندما يتعلق الأمر بتقديم برنامج جديد ، فإن توفير مساحة للتدريب المناسب سيؤتي ثماره - بشكل كبير. عادة ، سيقدم البرنامج نماذج تدريبية عبر الإنترنت ، أو حتى "أكاديميات" لتحريك الأمور. بدلاً من ذلك ، يمكنك أيضًا الاستعانة بخبير من الموفر (أو في أي مكان آخر) للمساعدة في الإعداد.

ومع ذلك ، من المهم إشراك أولئك الموجودين داخل مؤسستك أيضًا. وتتابع قائلة: "عندما يحين وقت الطرح ، قم بتجنيد مجموعة من المؤثرين - وفرق الإدارة العليا - كمتبنين مبكرين". "سيساعدونك على إظهار فوائد الأداة بالإضافة إلى تدريب الآخرين في المؤسسة على كيفية استخدام الأداة".

أخيرًا ، تذكر أنه من الصعب الحصول على كل هذا بشكل صحيح تمامًا في المرة الأولى. كن منفتحًا على التعليقات وتغيير استراتيجيتك من أجل تحسين إدارة مشروعك حسب الحاجة. ومع ذلك ، هناك شيء واحد مؤكد: سيوفر نظام إدارة المشاريع المطور تمامًا والذي يعمل بشكل جيد وقتك ومالكك غير الربحي وسيسمح لك في النهاية بإنجاز العمل المهم الذي لم يعجبك من قبل.

BACK TO TOP